Kỹ năng làm nghiệp vụ thư ký và trợ lý giám đốc 2025

Bạn có bao giờ tự hỏi ai là người đứng sau sự thành công của một giám đốc? Không phải lúc nào mọi người cũng biết đến họ, nhưng thư ký và trợ lý giám đốc lại chính là những người âm thầm giữ cho mọi hoạt động trong doanh nghiệp vận hành trơn tru. Từ việc sắp xếp lịch họp, xử lý giấy tờ đến tham mưu, đưa ra đề xuất chiến lược – đây đều là những công việc quan trọng nhưng ít được biết đến rộng rãi.

Trong thời đại mà doanh nghiệp ngày càng chú trọng vào quản trị hiệu quả, nhu cầu tuyển dụng thư ký và trợ lý giám đốc chuyên nghiệp không ngừng tăng cao. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về kỹ năng làm nghiệp vụ thư ký và trợ lý giám đốc 2025

1. Tổng quan về nghề thư ký và trợ lý giám đốc

Thư ký là gì?

Thư ký là người hỗ trợ hành chính cho một cá nhân hoặc bộ phận trong công ty. Họ là người đứng sau sự trơn tru của các hoạt động văn phòng hàng ngày, đảm bảo mọi thứ luôn đúng tiến độ và được tổ chức một cách chuyên nghiệp. Công việc của họ tuy âm thầm nhưng lại là mắt xích quan trọng giúp bộ máy doanh nghiệp vận hành hiệu quả.

Trợ lý giám đốc là gì?

Trợ lý giám đốc chính là cánh tay phải không thể thiếu của ban lãnh đạo. Họ không chỉ hỗ trợ các công việc hành chính mà còn tham gia vào quá trình xây dựng và triển khai chiến lược, tư vấn các phương án tối ưu, giám sát tiến độ công việc và tổng hợp báo cáo để giúp giám đốc đưa ra quyết định chính xác. Trong một số trường hợp, họ còn đại diện cho lãnh đạo trong các buổi họp, đàm phán hoặc sự kiện quan trọng. Có thể nói, đây là vị trí đóng góp thầm lặng nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và sự thành công của doanh nghiệp.

2. Chi tiết công việc

Công việc hàng ngày của thư ký

Công việc hàng ngày của thư ký tuy lặp đi lặp lại, nhưng lại đòi hỏi sự cẩn trọng, tỉ mỉ và khả năng tổ chức cao. Họ là người bảo đảm mọi thông tin, lịch trình và giấy tờ đều được xử lý đúng lúc và chính xác – một yếu tố giúp lãnh đạo yên tâm tập trung vào các mục tiêu lớn hơn, cụ thể công việc bao gồm:

• Sắp xếp lịch họp, lịch làm việc cho lãnh đạo
• Chuẩn bị tài liệu, biên bản cuộc họp
• Trả lời điện thoại, xử lý email
• Lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu
• Phối hợp với các phòng ban khác khi cần

Nhiệm vụ đặc thù của trợ lý giám đốc

Khác với thư ký, công việc của trợ lý giám đốc mang tính chiến lược và yêu cầu khả năng tư duy tổng hợp cao hơn. Họ cần nắm bắt các vấn đề lớn nhỏ trong doanh nghiệp, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định và điều phối nhân sự, dự án một cách hiệu quả, cụ thể như:

• Theo dõi và báo cáo tiến độ công việc của các bộ phận
• Hỗ trợ giám đốc ra quyết định thông qua việc phân tích dữ liệu
• Truyền đạt chỉ đạo từ lãnh đạo đến các phòng ban
• Tham dự cuộc họp, hội thảo, đàm phán với vai trò đại diện lãnh đạo
• Quản lý dự án hoặc các kế hoạch chiến lược theo yêu cầu

Xem thêm: Thư ký giám đốc là gì? Mô tả công việc của thư ký giám đốc

3. Các kỹ năng bắt buộc và chuyên sâu

Để trở thành một thư ký hay trợ lý giám đốc chuyên nghiệp, không chỉ cần nền tảng kiến thức tốt mà còn đòi hỏi nhiều kỹ năng nghiệp vụ thư ký và trợ lý giám đốc thực tiễn được rèn luyện theo thời gian. Dưới đây là những kỹ năng không thể thiếu mà bất kỳ ai theo đuổi nghề này đều phải thành thạo:

Kỹ năng hành chính – văn phòng: 

Đây là kỹ năng cốt lõi, tạo nền móng cho mọi hoạt động hỗ trợ lãnh đạo và tổ chức công việc trong môi trường doanh nghiệp. Bao gồm:

• Soạn thảo các loại văn bản hành chính (thư từ, thông báo, hợp đồng, báo cáo…)

• Ghi chép biên bản cuộc họp một cách chính xác, rõ ràng

• Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như máy in, máy scan, máy chiếu…

• Quản lý hồ sơ, giấy tờ theo hệ thống logic, đảm bảo dễ tìm kiếm và bảo mật

Khả năng thao tác nhanh nhạy, xử lý chính xác các nghiệp vụ hành chính sẽ giúp thư ký và trợ lý tiết kiệm thời gian, hỗ trợ lãnh đạo hiệu quả hơn.

Kỹ năng giao tiếp và ngoại giao: 

Một thư ký hay trợ lý giỏi không chỉ biết nói chuyện lịch sự, mà còn cần giao tiếp có chiến lược:

• Truyền đạt thông tin giữa các bộ phận và lãnh đạo một cách rõ ràng, khách quan

• Giao tiếp với khách hàng, đối tác hoặc các bên liên quan với thái độ chuyên nghiệp, tinh tế

• Biết lắng nghe, phản hồi tích cực và xử lý tình huống linh hoạt

• Giữ hình ảnh tốt cho lãnh đạo và doanh nghiệp trong mọi tình huống

Sự khéo léo trong ngôn ngữ và hành vi chính là chiếc “cầu nối mềm” giữa lãnh đạo và môi trường xung quanh.

Kỹ năng tổ chức, lập kế hoạch và quản lý thời gian:

Mỗi ngày của lãnh đạo thường rất bận rộn. Vì vậy, thư ký và trợ lý cần:

• Lên lịch làm việc khoa học, tránh trùng lặp và tối ưu hóa thời gian

• Theo dõi tiến độ công việc, nhắc nhở các mốc thời gian quan trọng

• Biết phân chia mức độ ưu tiên, xử lý các nhiệm vụ khẩn cấp một cách hợp lý

• Dự đoán rủi ro và chuẩn bị các phương án dự phòng

Kỹ năng này giúp kiểm soát khối lượng công việc lớn mà vẫn đảm bảo chất lượng, tránh bị rối loạn hoặc bỏ sót nhiệm vụ.

Kỹ năng sử dụng công nghệ, phần mềm văn phòng (MS Office, ERP, CRM…):

Trong thời đại số hóa, việc sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng là điều kiện bắt buộc:

• Microsoft Office: Word (soạn thảo), Excel (thống kê – tính toán), PowerPoint (trình bày – thuyết trình)

• Hệ thống quản lý nội bộ như ERP (quản trị doanh nghiệp), CRM (quản lý khách hàng)

• Công cụ cộng tác như Google Workspace, Zoom, Trello, Notion…

• Biết bảo mật dữ liệu, đồng bộ hoá thông tin và khai thác công nghệ để tối ưu hoá công việc

Người làm thư ký hoặc trợ lý giám đốc càng giỏi công nghệ, càng tạo được giá trị cao trong tổ chức.

Kỹ năng hỗ trợ ra quyết định (đối với trợ lý giám đốc):

Trợ lý giám đốc không chỉ là người hỗ trợ công việc giấy tờ hay truyền đạt thông tin, mà còn đóng vai trò người tham mưu chiến lược, biết phân tích tình huống, phản biện kế hoạch và đề xuất giải pháp giúp lãnh đạo đưa ra quyết định hiệu quả hơn.:

• Thu thập thông tin từ nhiều nguồn đáng tin cậy

• Tổ chức dữ liệu, so sánh và đánh giá các phương án

• Trình bày báo cáo ngắn gọn, dễ hiểu và giàu tính logic

• Đề xuất các phương án có giá trị thực tiễn giúp lãnh đạo đưa ra quyết định đúng lúc, đúng hướng

Đây là kỹ năng tạo nên sự khác biệt lớn giữa một trợ lý giỏi và một trợ lý xuất sắc.

Kỹ năng giữ bí mật thông tin:

Thư ký và trợ lý thường được tiếp cận với rất nhiều thông tin nhạy cảm như tài chính, nhân sự, chiến lược công ty… nên việc bảo mật là yếu tố sống còn:

• Không tiết lộ thông tin nội bộ ra bên ngoài

• Biết phân biệt đâu là thông tin chia sẻ được và đâu là tuyệt đối phải giữ kín

• Hành xử chuyên nghiệp trong mọi tình huống để duy trì lòng tin từ lãnh đạo và đồng nghiệp

Sự trung thành và tinh thần trách nhiệm cao chính là yếu tố giúp bạn giữ vững vị trí và tạo dựng sự nghiệp bền vững trong ngành.

4. Phân biệt thư ký và trợ lý giám đốc

So sánh	Trợ lý Giám đốc	Thư ký Giám đốc
Khái niệm	Đảm bảo công việc của giám đốc diễn ra suôn sẻ, hiệu quả, tiết kiệm thời gian.	Thực hiện các công việc hành chính, sổ sách giấy tờ.
Quyền hạn	Trực tiếp tham gia vận hành và quản trị tổ chức dưới sự cho phép của giám đốc. Có quyền đưa ra các quyết định, đánh giá độc lập.	Chỉ phụ trách mảng hành chính của lãnh đạo. Không có quyền đưa ra các quyết định độc lập
Vai trò	Tư vấn, tham mưu, hỗ trợ việc ra quyết định của giám đốc. Trợ lý hoàn toàn có thể thay giám đốc quyết định mọi việc khi giám đốc không có ở công ty. Chỉ tháp tùng cùng cấp trên trong một số tác vụ cần thiết.	Chưa thể tham mưu hay hỗ trợ ra quyết định của giám đốc. Luôn tháp tùng cùng giám đốc trong hầu hết các sự kiện.
Chức vụ	Chức vụ cao hơn, trọng trách lớn hơn.	Chức vụ thấp hơn trợ lý giám đốc.

5. Nơi đào tạo nghiệp vụ thư ký và trợ lý giám đốc uy tín?

Nếu bạn đang tìm kiếm một nơi đào tạo nghề bài bản, bám sát thực tế doanh nghiệp và cam kết giới thiệu việc làm, thì Trường Trung cấp Kinh tế – Kĩ thuật Bình Dương chính là lựa chọn hàng đầu. Tại đây, bạn có thể lựa chọn theo học ngành đào tạo chuyên sâu như ngành Thư ký văn phòng, được thiết kế riêng cho những ai muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực hành chính, văn phòng và hỗ trợ quản lý. Chương trình học kết hợp lý thuyết và thực hành, chú trọng vào kỹ năng tổ chức công việc, soạn thảo văn bản, giao tiếp chuyên nghiệp, xử lý thông tin và sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng. Học viên còn được hướng dẫn các tình huống thực tế để sẵn sàng đáp ứng yêu cầu công việc ngay sau khi tốt nghiệp.

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng vào hiệu quả vận hành và quản trị chuyên nghiệp, vai trò của nghiệp vụ thư ký và trợ lý giám đốc ngày càng được đánh giá cao. Nếu bạn đang tìm kiếm một công việc ổn định, có cơ hội thăng tiến, thu nhập hấp dẫn và được phát triển bản thân từng ngày, thì đây chính là lựa chọn đáng để đầu tư nghiêm túc. Với hành trang kiến thức và kỹ năng được đào tạo tại Trường Trung cấp Kinh tế – Kỹ thuật Bình Dương, bạn hoàn toàn có thể tự tin bước vào con đường sự nghiệp chuyên nghiệp và thành công.