Thư Ký Văn Phòng Là Gì? Những Công Việc Của Thư Ký Văn Phòng

Bạn từng nghe đến nghề thư ký văn phòng, nhưng trong đầu vẫn mơ hồ rằng: “Công việc này là gõ máy tính, pha trà, sắp lịch… vậy thôi sao?”. Thật ra không đơn giản như thế. Trong môi trường doanh nghiệp ngày nay, thư ký văn phòng chính là mắt xích quan trọng, giúp bộ máy tổ chức vận hành mượt mà, hiệu quả, từ hành chính, giấy tờ đến lịch trình cho sếp và cả phòng ban.

Nội DUNG

Vậy cụ thể thư ký văn phòng là gì, công việc này có phù hợp với bạn không, lương có hấp dẫn không, và nếu muốn theo đuổi thì nên học ở đâu uy tín? Trong bài viết dưới đây, Trung cấp Kinh tế – Kỹ thuật Bình Dương sẽ đồng hành cùng bạn giải mã tất tần tật về ngành nghề này. Từ định nghĩa công việc, kỹ năng cần có, đến lộ trình nghề nghiệp và cả những bí mật ít ai biết về nghề này.

Thư ký văn phòng là gì?

Trong môi trường doanh nghiệp ngày nay, thư ký văn phòng đóng vai trò như “xương sống” hành chính – nơi mọi thông tin, văn bản, lịch trình và công việc nội bộ được kết nối và điều phối một cách nhịp nhàng. Thư ký văn phòng không đơn thuần là người ghi chép hay chỉ ngồi sau bàn làm việc với xấp hồ sơ. Thay vào đó, họ là người giữ vai trò cầu nối quan trọng giữa các phòng ban, giữa lãnh đạo và nhân viên, và đôi khi còn giao tiếp với đối tác bên ngoài.

Cụ thể hơn, công việc của một thư ký văn phòng bao gồm sắp xếp lịch làm việc, chuẩn bị tài liệu, ghi biên bản cuộc họp, tiếp nhận và xử lý thông tin từ các bộ phận khác nhau. Họ cần làm việc chính xác, tổ chức tốt và biết cách sử dụng ngôn từ rõ ràng để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Một điều quan trọng mà người mới tìm hiểu ngành thường nhầm lẫn là giữa thư ký văn phòng và trợ lý giám đốc. Mặc dù có nhiều điểm tương đồng, nhưng trợ lý giám đốc thường làm việc trực tiếp với lãnh đạo cấp cao, tham gia vào quá trình ra quyết định, hỗ trợ chiến lược và điều phối công việc ở tầm quản lý. Trong khi đó, thư ký văn phòng tập trung nhiều hơn vào các hoạt động hành chính, hồ sơ, lịch trình và giao tiếp văn phòng hàng ngày.

XEM THÊM: Mô tả công việc Thư ký văn phòng chi tiết và đầy đủ nhất 2025

Những công việc của thư ký văn phòng

Bạn từng thắc mắc “thư ký văn phòng làm gì mỗi ngày?” Đừng nghĩ rằng công việc này đơn giản chỉ là “ngồi bàn giấy và nghe điện thoại” nhé! Thực tế, vai trò của một thư ký văn phòng trong doanh nghiệp không hề nhỏ. Họ chính là người giữ cho guồng máy hành chính – vận hành trơn tru và quản lý thời gian hiệu quả cho cả phòng ban, thậm chí là cho cấp lãnh đạo.

Một ngày làm việc của thư ký văn phòng diễn ra như thế nào? Dưới đây là những nhiệm vụ phổ biến nhất mà một người làm thư ký văn phòng thường đảm nhận:

Sắp xếp lịch họp, quản lý thời gian cho quản lý
Lưu trữ và xử lý hồ sơ, giấy tờ hành chính
Ghi chép biên bản họp, tổng hợp thông tin
Tiếp đón khách, sắp xếp phòng họp
Liên hệ nội bộ và bên ngoài, làm cầu nối giao tiếp
Chuẩn bị văn bản, báo cáo, hợp đồng cơ bản

Kỹ năng cần có để trở thành thư ký chuyên nghiệp

Đầu tiên về Kỹ năng mềm

Giao tiếp hiệu quả: Đây là yếu tố cốt lõi trong mọi mối quan hệ nơi công sở. Một thư ký cần biết cách truyền đạt thông tin rõ ràng, dễ hiểu và đúng mục tiêu – cả bằng lời nói lẫn văn bản. Bên cạnh đó, bạn cũng cần biết lắng nghe tích cực để xử lý yêu cầu từ cấp trên và đồng nghiệp một cách chính xác.
Sắp xếp công việc hợp lý: Là người hỗ trợ trực tiếp cho quản lý, bạn cần thành thạo kỹ năng lập kế hoạch, phân loại mức độ ưu tiên, cũng như biết xử lý nhiều đầu việc cùng lúc mà không rối.
Bảo mật thông tin: Công việc thư ký đồng nghĩa với việc bạn tiếp cận nhiều tài liệu và thông tin quan trọng. Chính vì vậy, tinh thần trách nhiệm và khả năng giữ bí mật là điều bắt buộc phải có.
Xử lý tình huống linh hoạt: Không phải lúc nào công việc cũng theo kế hoạch. Khi bất ngờ xảy ra, thư ký cần bình tĩnh, đưa ra giải pháp hợp lý và giải quyết vấn đề nhanh chóng mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung.

Thứ hai là Kỹ năng cứng

Sử dụng thành thạo tin học văn phòng: Đây là điều kiện bắt buộc. Một thư ký cần biết dùng Word để soạn thảo văn bản, Excel để theo dõi công việc hoặc lập bảng báo cáo, và PowerPoint để hỗ trợ trong các buổi họp. Ngoài ra, Outlook hoặc Gmail cũng cần được sử dụng thành thạo để quản lý lịch làm việc, gửi mail và theo dõi công việc hiệu quả.
Soạn thảo văn bản chuẩn chỉnh: Không chỉ đúng chính tả, cú pháp, mà bạn còn cần hiểu rõ cách trình bày văn bản hành chính theo đúng quy định. Đây là điểm cộng cực lớn giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp.
Tiếng Anh cơ bản là một lợi thế: Trong thời đại hội nhập, thư ký biết giao tiếp hoặc đọc hiểu tiếng Anh căn bản sẽ dễ dàng xử lý email từ đối tác nước ngoài, cập nhật tài liệu và làm việc hiệu quả hơn với môi trường đa quốc gia.

Nếu bạn thực sự quan tâm và có ý định theo đuổi nghề này, đừng chần chừ mà hãy bắt đầu ngay từ hôm nay bằng cách rèn luyện kỹ năng chuyên môn và nâng cao khả năng giao tiếp, tổ chức. Và hơn hết, hãy nhớ rằng, Trung cấp Kinh tế – Kỹ thuật Bình Dương luôn sẵn sàng đồng hành, hỗ trợ bạn trên hành trình chinh phục tri thức, phát triển bản thân và xây dựng sự nghiệp bền vững, vững chắc trong ngành văn phòng hiện đại. Đừng ngại liên hệ để được tư vấn chi tiết và cập nhật những thông tin tuyển sinh mới nhất nhé!

Trường Trung cấp Kinh tế – Kỹ thuật Bình Dương!