Hướng dẫn 7 bước vận hành sàn thương mại điện tử hiệu quả nhất 2025

Ngày nay, với sự bùng nổ của thương mại điện tử (TMĐT), việc hiểu rõ cách vận hành một sàn TMĐT không chỉ là kỹ năng cần thiết cho các doanh nghiệp, mà còn là một trong những công việc có nhu cầu tuyển dụng cao nhất trên các nền tảng tuyển dụng lớn như TopCV hay VietnamWorks. Thậm chí, nhiều sinh viên khi vừa tốt nghiệp đã được các doanh nghiệp săn đón chỉ vì có kinh nghiệm quản lý gian hàng online.

Điều đó cho thấy, “vận hành sàn thương mại điện tử” không còn là khái niệm xa lạ, mà là một mắt xích quan trọng trong chuỗi phát triển kinh doanh online. Nhưng liệu bạn đã rõ cách vận hành sàn hiệu quả chưa, đừng lo bài viết “Hướng dẫn 7 bước vận hành sàn thương mại điện tử hiệu quả nhất 2025“ dưới đây sẽ giúp bạn hiểu chi tiết hơn.

1. Vận hành sàn thương mại điện tử là gì?

Vận hành sàn thương mại điện tử là quá trình tổng hợp tất cả các công việc nhằm quản lý, giám sát và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh online trên các nền tảng như Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop… Nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế lại là cả một chuỗi quy trình phức tạp và đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bộ phận.

Ngay từ bước đầu tiên là đăng tải sản phẩm, người vận hành cần đảm bảo thông tin sản phẩm được mô tả rõ ràng, đúng chuẩn SEO, hình ảnh thu hút và giá cả cạnh tranh. Tiếp đến là quản lý đơn hàng – một mắt xích quan trọng quyết định tốc độ xử lý và sự hài lòng của khách hàng. Bên cạnh đó, việc theo dõi tồn kho, tối ưu chương trình khuyến mãi, phản hồi đánh giá hay chăm sóc khách hàng sau bán cũng đều thuộc về phạm vi vận hành.

Mục tiêu cuối cùng? Đó là giúp shop hoạt động một cách trơn tru – chính xác – hiệu quả, từ lúc người mua nhìn thấy sản phẩm đến khi đơn hàng được giao tận tay họ. Nói cách khác, vận hành TMĐT là “bộ não” đứng sau một gian hàng thành công trên sàn.

XEM THÊM: Sàn thương mại điện tử là gì? 9 các sàn thương mại điện tử hot nhất 2025

7 bước vận hành sàn thương mại điện tử hiệu quả

Bước 1: Chuẩn bị sản phẩm và thông tin đăng bán

Trước khi bắt đầu đăng bán trên các sàn như Shopee, Lazada, Tiki, bạn cần:

• Chụp ảnh sản phẩm sắc nét, đầy đủ các góc độ.

• Viết mô tả chi tiết, chèn từ khóa phù hợp để dễ hiển thị.

• Gắn thẻ phân loại, màu sắc, size… nếu có.

• Thiết lập giá bán hợp lý, so sánh với đối thủ cạnh tranh.

Mục tiêu: Tăng tỷ lệ hiển thị sản phẩm và thu hút lượt click.

Bước 2: Đăng sản phẩm đúng chuẩn SEO của sàn

Mỗi sàn TMĐT đều có quy chuẩn riêng, nên bạn cần:

• Sử dụng tiêu đề rõ ràng, ưu tiên từ khóa đầu dòng.

• Chọn danh mục chính xác để sản phẩm được duyệt nhanh.

• Cập nhật các thuộc tính sản phẩm đầy đủ (thương hiệu, xuất xứ,…)

Mục tiêu: Sản phẩm được phê duyệt nhanh và dễ tìm hơn trên sàn.

Bước 3: Kiểm soát tồn kho và đồng bộ số lượng

Một trong những lỗi phổ biến là hết hàng nhưng vẫn để đơn chạy, gây bom hàng, đánh giá 1 sao. Để tránh điều đó:

• Cập nhật tồn kho thường xuyên.

• Đồng bộ với phần mềm quản lý kho nếu bạn bán đa kênh (Shopee + TikTok Shop + Website).

• Thiết lập cảnh báo khi hàng gần hết.

Mục tiêu: Đảm bảo không bị quá tải đơn hoặc sót đơn.

Bước 4: Xử lý đơn hàng và đóng gói đúng chuẩn

Khi có đơn hàng, hãy:

• Xác nhận đơn nhanh, tránh để quá 24h.

• In đơn, đóng gói chắc chắn, thẩm mỹ (ưu tiên sử dụng hộp riêng, băng keo thương hiệu).

• Giao hàng đúng thời gian quy định của sàn.

Mục tiêu: Tăng tỷ lệ giao hàng thành công, tránh bị khóa tính năng.

Bước 5: Chăm sóc khách hàng & xử lý khiếu nại

Sàn TMĐT không chỉ là nơi mua bán, mà còn là nơi khách đánh giá uy tín. Bạn cần:

• Trả lời tin nhắn nhanh, tư vấn tận tâm.

• Giải quyết vấn đề phát sinh: đổi trả, hàng lỗi, đơn hủy…

• Đối với đánh giá xấu: xin lỗi + đưa ra hướng giải quyết tích cực.

Mục tiêu: Xây dựng feedback 5 sao và tăng lòng tin từ khách mới.

Bước 6: Phân tích hiệu quả và tối ưu liên tục

Sau mỗi tháng, bạn nên xem lại:

• Tỷ lệ đơn hoàn, đơn huỷ, đánh giá xấu

• Sản phẩm nào bán tốt, sản phẩm nào tồn kho nhiều

• Chi phí vận hành và doanh thu có đang tối ưu?

Sử dụng báo cáo từ sàn hoặc các công cụ như: Haravan, Sapo, Omisell,…

Mục tiêu: Giảm chi phí – Tăng doanh thu – Vận hành mượt hơn.

Bước 7: Tạo chiến lược khuyến mãi và kết hợp marketing

Cuối cùng, để đẩy mạnh đơn hàng, bạn nên:

• Tham gia các chương trình của sàn (Flash Sale, 6.6, 9.9,…)

• Tự tạo voucher, freeship, combo khuyến mãi hấp dẫn

• Kết hợp với quảng cáo nội sàn và kênh TikTok, Facebook

Mục tiêu: Tăng lượt tiếp cận và duy trì doanh số ổn định.

XEM THÊM: 10 cách kinh doanh thương mại điện tử hiệu quả 2025

Trong thời đại mà hành vi mua sắm đang dần chuyển dịch từ truyền thống sang online, cơ hội cho những ai theo đuổi ngành vận hành thương mại điện tử (TMĐT) đang mở ra rộng lớn hơn bao giờ hết. Việc tiêu dùng trực tuyến không còn là xu hướng tạm thời mà đã trở thành một phần không thể thiếu trong đời sống hiện đại. Và điều đó cũng đồng nghĩa với việc nhu cầu tuyển dụng nhân sự có kỹ năng chuyên sâu về TMĐT ngày càng tăng mạnh – từ doanh nghiệp lớn đến các shop kinh doanh nhỏ lẻ.

Ngành vận hành TMĐT không chỉ đơn thuần là bán hàng online. Nó bao gồm cả chuỗi hoạt động liên quan đến: quản lý sản phẩm, tối ưu gian hàng, xử lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng, vận chuyển và phân tích dữ liệu bán hàng. Với một người có kỹ năng vận hành bài bản, bạn không chỉ dễ dàng xin được việc làm ở nhiều môi trường khác nhau, mà còn có thể tự khởi nghiệp hoặc phát triển thương hiệu cá nhân của riêng mình.

Dù bạn đang là sinh viên mới ra trường, một chủ shop muốn tối ưu hiệu quả kinh doanh, hay thậm chí là người đang muốn chuyển ngành, thì việc đầu tư vào kỹ năng vận hành TMĐT là một quyết định vô cùng sáng suốt và mang tính dài hạn.

“Vận hành TMĐT không phải là một nghề của tương lai mà là nghề của hiện tại.”

Vậy nên, hãy bắt đầu trang bị kỹ năng ngay từ hôm nay vì cơ hội chỉ dành cho người sẵn sàng.

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về chuyên ngành này, đừng ngần ngại liên hệ với Trường Trung cấp Kinh tế – Kỹ thuật Bình Dương – nơi đào tạo những nhân sự chất lượng, đáp ứng nhu cầu thị trường.

XEM THÊM: Ngành thương mại điện tử là gì? Làm gì sau khi ra trường để có lương cao